Регистрация и хранение документов
Программа помогает упорядочить входящую и исходящую корреспонденцию, приказы и другие внутренние документы.
- Ведение карточек с реквизитами и прикреплёнными файлами.
- Организация списков и группировок для повседневной работы.
- Отслеживание состояния документа: от подготовки до исполнения.
- Передача материалов ответственным сотрудникам.
Сотрудники видят, на каком этапе находится документ и какие действия с ним выполняются.
Подготовка документов по шаблонам
Шаблоны помогают быстрее оформлять повторяющиеся документы и поддерживать единый порядок заполнения.
- Создание договоров на основе подготовленных форм.
- Подстановка реквизитов из карточки в текст файла.
- Использование номера, даты, суммы и срока действия документа.
- Настройка дополнительных сведений под задачи организации.
После настройки сотруднику не нужно каждый раз вручную переносить одинаковые данные в новый документ.
Совместная работа с файлами и история изменений
В программе сохраняются версии файлов и сведения об их изменении. Можно установить, кто подготовил правки, когда они появились и чем отличаются варианты документа. Сравнение поддерживаемых форматов выполняется с использованием соответствующих офисных приложений.
При согласовании можно оставлять замечания к отдельным фрагментам текста, принимать или отклонять предложения, формировать протокол разногласий. Дополнительно контролируется, изменялся ли файл после согласования.
Поиск, сканирование и распознавание
Нужный материал можно находить по реквизитам, содержимому файлов и распознанному тексту сканов.
- Добавление электронных образов бумажных документов.
- Объединение отсканированных страниц в PDF или TIFF.
- Поиск документов по штрихкоду.
- Прикрепление сканов к соответствующим карточкам при потоковой обработке.
Потоковое сканирование, штрихкодирование и заполнение карточек по распознанным изображениям предусмотрены в КОРП, ДГУ и версии для холдинга.
Управление договорами и обязательствами
Договорная работа объединяется в одном месте: от подготовки текста до контроля исполнения и окончания срока действия.
- Хранение проекта, согласованного файла и скана подписанного оригинала.
- Связь договора с дополнительными соглашениями, перепиской и задачами.
- Работа с договорами, в которых участвуют несколько сторон.
- Контроль передачи на подпись и ожидаемого возврата оригинала.
- Отслеживание обязательств, этапов и сроков действия.
- Напоминания об окончании договора, отражение продления и расторжения.
- Отчёты по заключённым и истекающим договорам.
Продление по заданным правилам применяется, если оно разрешено для конкретного документа и соответствующим образом настроено.
Согласование и утверждение
Программа передаёт документы участникам по установленному порядку.
- Последовательное, параллельное или смешанное согласование.
- Назначение участников по сотрудникам либо рабочим ролям.
- Установка сроков для отдельных этапов.
- Сохранение замечаний, решений и повторных согласований.
Разветвлённые схемы, комплексные процессы и расширенная автоматизация обработки предусмотрены в КОРП, ДГУ и версии для холдинга.
Поручения и контроль исполнения
Руководитель может связать поручение с документом и определить ожидаемый результат.
- Назначение исполнителей, ответственного и проверяющего.
- Передача резолюций на исполнение или ознакомление.
- Просмотр связанных задач и полученных результатов.
- Напоминания о сроках и выделение просроченной работы.
- Общий список документов и других объектов, поставленных на контроль.
Это помогает своевременно замечать задержки и понимать, кому требуется напоминание.
Аналитика согласований и рабочих процессов
Отчёты помогают оценивать, как фактически выполняются установленные правила.
- Продолжительность обработки документов.
- Количество повторных согласований.
- Просроченные задачи и документы без движения.
- Загрузка сотрудников и затраты времени.
- Отклонения показателей от заданных границ.
По результатам анализа можно выявлять этапы, на которых работа регулярно задерживается, и корректировать порядок взаимодействия.
Бумажные оригиналы и архив
Система помогает контролировать бумажные документы наряду с электронными материалами.
- Учёт мест хранения, выдачи и возврата оригиналов.
- Ведение номенклатуры дел и томов.
- Комплектование документов для передачи в архив.
- Подготовка описей, обложек и других архивных форм.
- Оформление актов на уничтожение дел.
Так сотрудники могут установить, где находится оригинал и как организовано его дальнейшее хранение.
Электронная подпись
Программа поддерживает подписание документов, файлов, виз и резолюций.
- Использование простой и усиленной электронной подписи.
- Фиксация результатов подписания.
- Применение подписи в согласовании документов.
Для работы с усиленной подписью необходимы соответствующие сертификаты и криптографическое программное обеспечение.
Электронный обмен с контрагентами
При подключении ЭДО внешние документы включаются в общий порядок обработки внутри организации.
- Создание документов на основании поступивших электронных материалов.
- Подготовка и отправка комплектов документов.
- Контроль состояния обработки и обмена.
- Работа с подписанными электронными файлами.
Сотрудники могут связать получение документа от контрагента с его дальнейшим рассмотрением и согласованием внутри компании.
Деловая почта
Полнофункциональный почтовый клиент помогает сохранять переписку вместе с рабочими материалами.
- Подключение нескольких почтовых ящиков.
- Создание поручений и документов из полученных писем.
- Отправка документов непосредственно из программы.
- Привязка переписки к документам, проектам, задачам и мероприятиям.
- Поиск по адресатам, теме, тексту и вложениям.
- Настройка правил сортировки, автоматических ответов и обработки писем.
- Предупреждения перед потенциально ошибочной отправкой, например при большом числе получателей.
Историю обсуждения можно просматривать в связи с конкретным документом, не собирая её по отдельным почтовым цепочкам.
Календари, встречи и замещение сотрудников
Рабочие календари помогают согласовывать планы и учитывать доступность коллег.
- Планирование дня, недели и месяца.
- Повторяющиеся события и напоминания.
- Создание записей из задач, писем и документов.
- Просмотр занятости коллег с учётом прав доступа.
- Указание периодов отсутствия и замещающих сотрудников.
- Уведомление коллег и настройка переадресации почты на время отсутствия.
Эти инструменты помогают организовать встречи и заранее определить, кто продолжит работу во время отпуска или командировки сотрудника.
Учёт трудозатрат
Программа позволяет фиксировать, сколько времени уходит на выполнение рабочих задач.
- Ввод времени по документам, письмам, мероприятиям и поручениям.
- Отнесение трудозатрат к проектам и видам работ.
- Формирование ежедневных отчётов.
- Использование хронометража при его включении.
- Сопоставление планового и фактического времени.
- Анализ затрат по сотрудникам и подразделениям.
Руководитель получает основу для оценки загрузки команды и более обоснованного планирования будущей работы.
Проекты и координация работ
По проекту можно объединить задачи, документы, переписку, файлы и мероприятия.
- Подготовка иерархического плана работ.
- Назначение исполнителей и сроков.
- Расчёт календарного плана с учётом зависимостей и рабочих дней.
- Загрузка плана из Microsoft Project.
- Передача проектных задач на исполнение.
- Просмотр последовательности работ и просрочек на диаграмме Ганта.
- Сопоставление плановых и фактических трудозатрат.
Карточка проекта становится общей точкой доступа к материалам и текущему состоянию работ.
Совещания, мероприятия и протоколы
Программа помогает организовать встречу и проконтролировать принятые на ней решения.
- Подготовка программы, списка участников, места и времени.
- Подбор времени с учётом занятости сотрудников.
- Бронирование помещений, включая регулярные встречи.
- Уведомления участникам и учёт присутствующих.
- Фиксация фактической продолжительности мероприятия.
- Подготовка и согласование протокола.
- Контроль отдельных решений и пунктов протокола.
- Сбор отзывов и подведение итогов.
Результаты совещания можно включить в дальнейшую работу и отслеживать их исполнение.
Обсуждения и обмен рабочей информацией
Внутренние обсуждения позволяют сохранять контекст рядом с документом, проектом или мероприятием.
- Тематические обсуждения с разграничением доступа.
- Прикрепление файлов и цитирование сообщений.
- Голосования по рабочим вопросам.
- Уведомления о новых сообщениях.
- Поиск по содержимому обсуждений.
- Запуск дальнейшей обработки по итогам обсуждения.
Принятые решения и аргументы участников остаются доступны коллегам, которым разрешён просмотр материалов.
Права доступа и персональные данные
Доступ к информации настраивается с учётом обязанностей сотрудников и структуры организации.
- Ограничение просмотра и изменения материалов.
- Разделение доступа по организациям и категориям документов.
- Делегирование полномочий.
- Регистрация действий пользователей.
- Шифрование файлов для определённых получателей.
- Учёт согласий на обработку персональных данных, их сроков и отзывов.
Эти инструменты помогают организовать контролируемую работу с внутренней и конфиденциальной информацией.
Интеграция с другими программами
1С:Документооборот можно связать с учётными и управленческими системами компании, в том числе с 1С:ERP, 1С:Бухгалтерией, 1С:ЗУП и 1С:Управлением торговлей.
- Синхронизация справочников и связанных данных.
- Передача документов на согласование из другой программы.
- Получение и выполнение задач в привычном рабочем интерфейсе.
- Доступ к файлам и переписке по документу.
- Связь учётных записей со сканами первичных документов.
- Передача согласованных договоров для дальнейшей работы.
Состав обмена и доступные действия определяются при настройке интеграции. Для сторонних систем предусмотрены программные механизмы взаимодействия.
Работа через браузер и мобильный клиент
Удалённый доступ помогает продолжать работу вне офиса.
- Просмотр документов и связанных материалов.
- Получение и выполнение задач.
- Участие в согласовании.
- Работа с календарём и уведомлениями.
- Добавление материалов с мобильного устройства.
Набор действий зависит от используемого клиента. Отдельные операции, включая сканирование и сравнение версий файлов, выполняются в настольном приложении; для некоторых действий через браузер нужны расширения.
Работа с обращениями граждан
Для организаций, принимающих обращения граждан, предусмотрено отдельное направление учёта. Оно позволяет включить такие обращения в организованную работу с документами и их рассмотрением.
Эта возможность представлена в КОРП, ДГУ и версии для холдинга.
Контрагенты и подключаемые сервисы
При подключении соответствующих сервисов можно заполнять реквизиты контрагентов, получать сведения о компаниях и использовать инструменты проверки партнёров. Для этого предусмотрено взаимодействие с «1С:Контрагентом» и «1СПАРК Риски».
Дополнительные сервисы расширяют повседневную работу:
- «1С-ЭДО» — обмен электронными документами с контрагентами.
- «1С:Подпись» — получение сертификата электронной подписи.
- «1С:Облачный архив» — резервное копирование.
- «1С-Коннект» — взаимодействие сотрудников и обращение в поддержку.
- «1С:Распознавание речи» — преобразование речи в текст.
Подключение и условия использования сервисов определяются отдельно.
Документооборот группы компаний
Для крупных организаций с территориально распределённой структурой предусмотрена версия для холдинга.
- Автономная работа узлов организаций и филиалов.
- Центральный узел для взаимодействия внутри группы.
- Выборочная передача необходимых данных.
- Отдельные файловые хранилища.
- Совместная работа между узлами.
- Работа при нестабильной связи между подразделениями.
Такая организация системы позволяет учитывать самостоятельность филиалов и поддерживать общий документооборот группы.
Рабочие места руководителей и сотрудников
В редакции 3.0 предусмотрены рабочие столы для разных участников процессов. Пользователь может организовать персональные реестры и информационные блоки, чтобы быстрее переходить к нужным документам и текущей работе.
Руководителю проще сосредоточиться на вопросах, требующих его решения, а сотруднику — на собственных задачах и материалах.
