Когда имеет смысл проводить аудит 1С:ERP
Планирование по-прежнему ведется в Excel. Остаткам нельзя полностью доверять. Закупки рассчитывают потребность вручную. Производство поздно отражает факт. Себестоимость становится известна только после закрытия периода. Руководители получают необходимые показатели из нескольких источников.
Встречается и другая ситуация: за годы эксплуатации в системе накопилось большое количество доработок и обходных решений. Каждая новая задача требует дополнительного программирования, обновления становятся сложнее, а стоимость сопровождения постепенно растет.
Само наличие большого количества доработок не означает, что система построена неправильно. Задача аудита — определить, какие решения действительно необходимы бизнесу, какие проблемы вызваны настройками и методологией, а какие доработки можно упростить или заменить более подходящими механизмами 1С:ERP.
Что мы проверяем
- продажи, заказы клиентов, взаиморасчеты и отгрузка;
- производственное планирование и расчет потребностей;
- производство и отражение фактического выпуска;
- закупки и обеспечение;
- складской учет и остатки;
- финансы, плановые платежи и себестоимость;
- номенклатура, спецификации, аналоги, единицы измерения и другая НСИ;
- используемые управленческие и операционные отчеты;
- интеграции, если от качества или своевременности обмена зависят анализируемые процессы;
- существующие настройки и доработки 1С:ERP;
- фактическая работа пользователей и операции, которые продолжают выполняться вне системы.
В наших проектах аналогичные процессы охватывали автоматическое производственное планирование, расчет закупочной потребности с учетом остатков и материалов в пути, адресный склад, фактический выпуск, аналоги, плановые оплаты, себестоимость и нормализацию НСИ.
Что анализируем в отчетности
В рамках аудита нас интересует управленческая и операционная отчетность, которая используется подразделениями и руководителями для принятия решений.
Например: «Ведомость взаиморасчетов с клиентами», «Валовая прибыль», показатели обеспеченности заказов, остатки, потребности, производственный факт, себестоимость и другие отчеты, связанные с анализируемыми процессами.
Регламентированная отчетность для налоговых органов в данный аудит не входит.
Как проходит аудит
Определяем предмет аудита
На первой встрече обсуждаем основные проблемы, состав процессов и взаимосвязи между ними. В 1С:ERP процессы тесно связаны, поэтому даже при наличии одной наиболее заметной боли мы проверяем соседние участки, которые могут быть ее причиной или следствием.
Получаем копию информационной базы
Для полноценного анализа требуется копия рабочей базы. Мы изучаем реальные настройки, документы, данные, справочники и отчеты, а не только описание системы со слов пользователей.
Проводим интервью
Как правило, для ключевых процессов эффективнее провести интервью очно на предприятии. Состав участников зависит от предмета аудита. Это могут быть руководители подразделений, ключевые пользователи, внутренний ИТ-специалист, руководитель проекта и другие сотрудники, непосредственно работающие с анализируемыми процессами.
Сопоставляем процесс и реализацию в ERP
Проверяем, как сотрудники выполняют работу, какие данные используют, что делают в 1С, а что остается за пределами системы. Отдельно анализируем реальные документы, настройки и отчеты.
Определяем причины проблем
Важно не просто зафиксировать: «планирование не работает». Необходимо понять причину: неверная методология, некорректные исходные данные, настройки ERP, избыточная доработка, отсутствие регламента работы или неправильная организация самого процесса.
Формируем требования к изменениям
На этапе аудита мы не проектируем полную будущую систему. Мы определяем, каким требованиям должен соответствовать целевой процесс и система, какие ограничения необходимо устранить и какие задачи должны быть решены на следующем этапе. Полноценное проектирование выполняется отдельно.
Что вы получите по результатам аудита
На выходе заказчик получает документ, который позволяет перейти от общего ощущения «с ERP что-то не так» к конкретному плану действий.
В нем фиксируем текущее использование системы, выявленные разрывы и их причины, требования к будущей работе процессов, необходимые изменения и очередность их реализации.
Проблемы разделяем по природе возникновения: что относится к бизнес-процессу и методологии, что к данным, что можно решить настройками типового функционала, где действительно требуется доработка и где необходимо изменить порядок работы пользователей.
При обследовании мы можем отделить ситуацию, когда «ERP не умеет», от ситуации, когда возможность в системе есть, но неверно выстроен процесс, данные или методология.
В результате руководство понимает, что именно необходимо исправлять, почему это необходимо и в какой последовательности имеет смысл выполнять работы.
Не предлагаем переписывать систему там, где достаточно настройки
Одной из причин высокой стоимости сопровождения ERP может стать большое количество доработок, накопленных за время внедрения и эксплуатации.
Во время аудита мы отдельно смотрим, действительно ли существующие изменения необходимы.
Если задачу можно решить корректной настройкой 1С:ERP, изменением методологии или порядка работы — предлагаем рассматривать этот вариант до разработки нового функционала.
Цель — не сократить количество доработок любой ценой, а сделать систему управляемой и снизить стоимость ее дальнейшего изменения.
Можно дополнительно показать решение на модели
В стандартный аудит полноценное проектирование будущей системы не входит.
Но для отдельных критичных процессов мы можем дополнительно подготовить демонстрационную модель решения в 1С:ERP. Она позволяет проверить принцип работы до начала большого этапа настройки и разработки.
Например, можно показать предполагаемый принцип производственного планирования, обеспечения материалами или отражения производственного факта.
Это не заменяет проектирование всей системы, а помогает подтвердить выбранное направление.
Поэтому после первичной встречи можем предложить два варианта стоимости аудита: с демонстрационной моделью выбранного процесса и без нее.
Что происходит после аудита
Аудит — не только отчет, после которого заказчику предлагают самостоятельно разобраться, как реализовать десятки рекомендаций.
Если проблема ERP возникла из-за сложной методологии, архитектуры системы или предыдущего внедрения, одного перечня рекомендаций обычно недостаточно. Для реализации изменений необходим человек, который удерживает общую архитектуру и отвечает за согласованность решений между подразделениями.
Сколько длится аудит?
Срок зависит от количества анализируемых процессов, масштаба предприятия, числа участников и состояния информационной базы.
Для менее сложного контура аудит может занять около недели. Комплексное обследование нескольких взаимосвязанных процессов производственного предприятия может занимать до месяца.
Точный состав и срок фиксируем после первичной встречи.
