Решаемая задача

Себестоимость известна только после закрытия месяца

Руководство получает фактические данные тогда, когда повлиять на перерасход уже невозможно

Настроим в 1С расчет плановой, предварительной фактической и ожидаемой себестоимости до закрытия месяца.

Руководители и экономисты смогут видеть накопленные затраты, отклонения от плана и причины их возникновения по направлениям деятельности, заказам клиентов и выпускаемым изделиям.

Проверить, почему себестоимость запаздывает

Окончательная себестоимость после закрытия месяца — это нормально

Часть расходов распределяется только после завершения периода. Поэтому окончательная фактическая себестоимость может формироваться при закрытии месяца.

Проблема возникает, когда до этого момента предприятие не видит:

плановую себестоимость изделия или заказа;
фактически накопленные затраты;
ожидаемую себестоимость с учетом уже известных данных;
отклонения от плана;
причины перерасхода материалов, трудозатрат и производственных расходов.

В такой ситуации руководство узнает о проблеме постфактум, когда заказ уже выполнен, материалы списаны, а изменить ход производства невозможно.

К чему приводит запоздалая себестоимость

Убыточность обнаруживается слишком поздно

Цена и плановая калькуляция могли формироваться на одних условиях, а фактические материалы, трудозатраты и производственные расходы оказались выше.

Если отклонение становится заметно только после закрытия месяца, повлиять на текущий заказ уже нельзя.

Нельзя вовремя остановить перерасход

Производство расходует больше материалов или трудозатрат, чем было запланировано, но экономисты видят это только при итоговом расчете.

Причины начинают разбирать после завершения работ, а не в момент возникновения отклонения.

Цены рассчитываются без актуальных затрат

Если плановые калькуляции давно не обновлялись, предприятие продолжает рассчитывать цены по устаревшим нормам, стоимости материалов и правилам распределения расходов.

Экономисты собирают данные вручную

Для предварительной оценки приходится выгружать информацию из нескольких отчетов и систем, объединять ее в электронных таблицах и самостоятельно распределять расходы.

Управленческие решения принимаются на неполной информации

До закрытия периода руководители видят выпуск и выручку, но не понимают, насколько текущие затраты соответствуют плану.

Показать, как видеть отклонения до закрытия месяца

Что должно быть доступно до закрытия периода

Плановая себестоимость

До запуска производства или принятия заказа предприятие рассчитывает ожидаемые затраты.

Плановая калькуляция может учитывать:

материалы и их нормативное количество;
плановые цены материалов;
заработную плату и трудозатраты;
амортизацию оборудования и других основных средств;
брак и переделки;
общепроизводственные расходы;
транспортные и другие производственные затраты.

Плановая себестоимость используется для оценки заказа, расчета цены и дальнейшего сравнения с фактическими данными.

Предварительная фактическая себестоимость

В течение месяца система должна накапливать уже отраженные затраты: списанные материалы, выпуск продукции, трудозатраты, амортизацию и другие доступные расходы.

Это еще не окончательный расчет, но он показывает, как формируется себестоимость до закрытия периода.

Ожидаемая себестоимость

Если часть затрат еще не отражена или будет распределена позднее, можно рассчитать ожидаемую величину на основании факта и известных плановых данных.

Такой показатель не заменяет окончательное закрытие, но помогает заранее увидеть риск превышения плана.

План-факт и причины отклонений

Недостаточно показать общую разницу между плановой и фактической суммой. Необходимо понимать, из-за чего она возникла.

Анализируем отклонения:

по материалам — в разрезе количества и цены;
по трудозатратам;
по амортизации оборудования;
по браку и переделкам;
по общепроизводственным и другим производственным расходам.

Основные разрезы анализа — направление деятельности, заказ клиента и изделие. Дополнительно могут использоваться производственные заказы, партии, проекты и услуги, если они предусмотрены учетной моделью предприятия.

Почему себестоимость появляется слишком поздно

Производственный факт отражается в конце месяца

Выпуск продукции, списание материалов и возвраты оформляются с задержкой. До появления этих данных система не может показать даже предварительную фактическую себестоимость.

Трудозатраты не фиксируются своевременно

Если выполненные работы и отработанное время отражаются в конце периода, затраты на оплату труда не попадают в оперативный расчет.

Расходы не имеют нужной аналитики

Затраты отражены в 1С, но их невозможно однозначно отнести к направлению деятельности, заказу клиента или изделию.

Неверно настроено распределение общепроизводственных расходов

База и правила распределения не соответствуют фактической экономике предприятия. Поэтому итоговая себестоимость искажается или требует длительной ручной проверки.

Некорректно учитывается незавершенное производство

Часть затрат должна остаться в незавершенном производстве, а часть — перейти в себестоимость выпуска. Ошибки в этом разделе искажают оба показателя.

Данные находятся в нескольких системах

Производство, заработная плата, материалы и финансовые показатели собираются из разных источников. До ручного объединения предприятие не получает целостной картины.

Нет актуальной плановой калькуляции

Без плановой базы невозможно определить, является фактическая себестоимость нормальной или уже вышла за допустимые пределы.

Подразделения отражают данные в разное время

Производство уже выпустило изделие, склад еще не оформил движение, а бухгалтерия получит документы позднее. Себестоимость запаздывает вслед за первичными данными.

Как выстраиваем оперативный контроль себестоимости

01. Разбираем задачи управленческого анализа

Определяем, кто и для каких решений использует себестоимость, какие объекты и разрезы нужны руководству и экономистам.

02. Анализируем копию базы и реальные примеры

Берем несколько изделий или заказов с разными схемами производства. Проверяем выпуск, списание материалов, трудозатраты, незавершенное производство, статьи затрат и правила распределения.

03. Проверяем плановую калькуляцию

Определяем состав затрат, источники норм и цен, правила расчета и периодичность обновления плановых данных.

04. Выстраиваем своевременное отражение факта

Определяем, какие операции должны отражаться непосредственно в производстве, на складе и в других подразделениях, чтобы данные появлялись без ожидания конца месяца.

05. Настраиваем расчет и отчетность

Формируем плановую, предварительную фактическую и ожидаемую себестоимость, а также анализ отклонений по необходимым разрезам.

06. Проверяем результат на реальных данных

Проходим расчет от материалов и выпуска до итоговых показателей. Сверяем расшифровки и проверяем, что руководитель может определить причину отклонения.

Что получает бизнес

Предприятие не ждет закрытия месяца, чтобы впервые увидеть состояние затрат.

В течение периода руководство и экономисты видят:

плановую себестоимость → накопленные фактические затраты → ожидаемую себестоимость → отклонение → причину отклонения.

Это позволяет своевременно разбирать перерасход материалов и трудозатрат, обновлять калькуляции и принимать решения до завершения заказа или производственного периода.

Окончательная фактическая себестоимость по-прежнему формируется после закрытия месяца. Но она перестает быть первой информацией о проблеме.

Что не входит в эту задачу

Мы выстраиваем производственную и управленческую себестоимость для принятия решений.

Работы не являются аудитом налогового учета, правильности регламентированной отчетности или расчета налогов.

С какими системами работаем

Настраиваем расчет и анализ себестоимости в:

1С:ERP Управление предприятием;
1С:Комплексная автоматизация.

Цифровое Развитие

Хотите видеть отклонения до закрытия месяца?

Покажите, как сейчас рассчитывается себестоимость, когда отражаются производственные затраты и какие данные руководство получает в течение месяца.

Разберем процесс и определим, какие изменения необходимы в методологии, данных и настройках 1С.