Складским остаткам нельзя доверять

Как проявляется проблема

Недостоверные остатки — это не только ситуация, когда после инвентаризации количество в 1С отличается от фактического.

• в 1С материал числится, но физически его нет;
• материал находится на складе, но в системе остатка уже нет;
• количество указано верно, но система неверно показывает, какую часть можно реально использовать — из-за резервов, назначений, обособления или статуса материала;
• один и тот же материал учитывается в нескольких карточках номенклатуры;
• производству не хватает материала, хотя по данным системы дефицита быть не должно;
• система показывает ожидаемое поступление, которое фактически уже не произойдет;
• после приемки материал сразу становится доступным в системе, хотя еще не прошел входной контроль;
• закупки и производство не доверяют данным и перепроверяют наличие через Excel, звонки или сотрудников склада.

В результате наличие 1С не отменяет ручное управление складом.

К чему приводят недостоверные остатки

Проблема недостоверных остатков практически всегда затрагивает несколько подразделений одновременно: склад, закупки, производство и продажи. Поэтому исправлять только складские документы обычно недостаточно.

Почему остатки в 1С перестают отражать реальную ситуацию

Операции отражаются в системе не тогда, когда происходят фактически

Материал уже переместили, выдали в производство, вернули или списали, а документы оформляются позже. В результате физическое состояние склада и данные 1С некоторое время существуют отдельно друг от друга.

Задача — выстроить порядок работы, при котором значимые движения отражаются в системе своевременно.

Один физический материал учитывается как несколько разных позиций

На предприятии могут существовать несколько карточек одного материала или взаимозаменяемых материалов. Физически на складе лежит подходящий материал, но система видит его под другой номенклатурной позицией и продолжает показывать дефицит.

Здесь необходимо определить правила ведения НСИ и работы с аналогами.

Один материал используется в разных единицах измерения

Поставщик привозит материал в одной единице, склад хранит в другой, а производство потребляет в третьей. Если правила пересчета настроены некорректно или сотрудники используют разные карточки, остатки постепенно перестают соответствовать фактическому количеству.

Физический остаток и доступный остаток — не одно и то же

Материал может находиться на территории предприятия, но это еще не означает, что его можно использовать.

• резервы;
• назначения и обособление;
• склад и подразделение;
• статус материала;
• входной контроль;
• потребность конкретного заказа или производства.

Например, поставка уже поступила на склад и оформлена в 1С, но ОТК еще не подтвердил качество материала. Если система сразу показывает этот материал производству как доступный, предприятие планирует работу исходя из ресурса, который после проверки может быть забракован.

Бухгалтерский остаток не всегда равен оперативному

Встречается и обратная ситуация: с точки зрения бухгалтерского учета материал уже списан, но физически он продолжает находиться на предприятии и может использоваться в дальнейшем.

Если складской и производственный контур строится только вокруг бухгалтерского отражения операций, предприятие теряет достоверную информацию о реально доступных ресурсах.

В таких случаях необходимо разделить задачи регламентированного и оперативного учета.

Незакрытые заказы поставщикам искажают будущий остаток

Например, по заказу поставщику планировалось получить 1 000 единиц. Фактически поставщик привез 800 и больше ничего не поставит. Поступление оформили, но сам заказ продолжает числиться незакрытым.

Система считает, что еще 200 единиц должны поступить, и учитывает их при расчете обеспечения. Фактически материала не будет, но дефицит обнаружится значительно позже.

Поэтому достоверный складской контур — это не только фактический остаток. Необходимо контролировать и ожидаемые поступления.

Проблема может находиться не на складе

Причина недостоверного остатка может возникать раньше складской операции.

PLM → НСИ → спецификация → потребность → закупка → поступление → склад → производство

Если в PLM и 1С по-разному определены материалы, аналоги или составы изделий, ошибка затем попадает в расчет потребности и воспринимается пользователями как проблема складских остатков.

Поэтому при необходимости проверяем не только склад, но и связанные источники данных.

Как разбираем причины

01. Изучаем реальную работу подразделений

Проводим интервью с сотрудниками склада, закупок, производства, ИТ и другими участниками процесса. Смотрим не только утвержденный порядок, но и то, как операции выполняются фактически.

02. Анализируем копию базы

Проверяем реальные документы, движения, справочники, склады, единицы измерения, резервы, назначения, заказы поставщикам и существующие настройки.

03. Прослеживаем движение конкретных материалов

Берем реальные номенклатурные позиции, по которым возникают проблемы, и прослеживаем всю цепочку: заказ → поступление → входной контроль → размещение → перемещение → резервирование → выдача → производство или отгрузка.

04. Проверяем НСИ и аналоги

Анализируем дубли номенклатуры, единицы измерения, упаковки, взаимозаменяемые материалы и правила их использования.

05. Проверяем доступность и обеспечение

Смотрим, что система считает фактическим остатком, что — доступным остатком и какие будущие поступления учитывает при расчете дефицита.

06. Проверяем складскую технологию

При необходимости анализируем адресное хранение, работу ТСД, сканеров, принтеров этикеток и порядок отражения операций непосредственно на складе.

Что меняем после диагностики

Состав работ зависит от найденных причин.

• изменение порядка работы подразделений и отражения операций в 1С;
• нормализация номенклатуры;
• настройка аналогов;
• настройка единиц измерения и упаковок;
• корректировка резервирования, назначений и обособленного учета;
• настройка входного контроля;
• разделение оперативного и бухгалтерского учета;
• корректировка работы с заказами поставщикам;
• настройка адресного хранения;
• внедрение ТСД и штрихкодирования;
• изменение настроек обеспечения;
• корректировка интеграции 1С и PLM;
• необходимые доработки 1С, если задачу невозможно корректно решить типовыми механизмами.

Не начинаем с программирования. Сначала определяем причину и только после этого выбираем способ решения.

Какие решения могут потребоваться

Склад и закупки

Настраиваем складской учет, обеспечение, закупочную потребность, резервы и связанные процессы.

Нормализация справочной информации

Устраняем дубли, приводим в порядок номенклатуру, единицы измерения, аналоги и правила ведения НСИ.

Интеграция 1С с оборудованием

Подключаем ТСД, сканеры, весы, принтеры этикеток и другое оборудование к складским процессам.

Интеграция 1С и PLM

Настраиваем передачу номенклатуры, составов изделий, аналогов и других данных, если именно они являются источником дальнейших ошибок в обеспечении и складском учете.

С какими системами работаем

• 1С:ERP Управление предприятием;
• 1С:Комплексная автоматизация;
• 1С:Управление торговлей.

Подход и глубина решения зависят от используемой системы и процессов предприятия.

Сколько стоит устранить проблему с остатками

Заранее определить стоимость только по симптому «не сходятся остатки» невозможно.

Одинаковое проявление может быть вызвано одной неверной настройкой, ошибками НСИ или взаимосвязанными проблемами нескольких подразделений.

На первой встрече уточняем ситуацию и определяем необходимый состав диагностики. После этого фиксируем дальнейшие работы, сроки и стоимость.