Решаемая задача

В номенклатуре и спецификациях много дублей

Из-за неупорядоченных данных 1С показывает ложный дефицит, закупки приобретают лишнее, а производство может использовать неактуальный состав изделия

Один материал создается под разными названиями, поставщиками или единицами измерения. Старые карточки продолжают использоваться после создания новых. В PLM и 1С одна и та же позиция учитывается по-разному.

Разберем структуру нормативно-справочной информации, определим реальные дубли и подготовим порядок нормализации номенклатуры и спецификаций.

Проверить качество НСИ

Как проявляется проблема

В действующей системе постепенно накапливаются карточки и спецификации, назначение которых пользователям уже непонятно:

один материал создан под разными названиями;
для одного материала заведены отдельные карточки под разных поставщиков;
один материал учитывается в разных единицах измерения;
после создания новой позиции старая продолжает использоваться;
одна и та же позиция отдельно создана в PLM и в 1С;
на одно изделие существует несколько похожих спецификаций;
непонятно, какая спецификация актуальна;
в составах используются разные карточки одного материала;
старые спецификации не выведены из использования.

Пользователи выбирают данные по памяти или привычке, а система перестает давать однозначный результат.

К чему приводят дубли

Ложный дефицит

Остаток одного материала распределяется между несколькими карточками. Система показывает нехватку, хотя фактически материал есть на складе.

Лишние закупки

Нужная или взаимозаменяемая позиция уже имеется, но учитывается под другой карточкой.

Ошибки расчета потребности

Спецификация содержит одну позицию, а фактический остаток хранится под другой.

Неактуальный состав изделия

Производство может использовать устаревшую спецификацию, особенно если изменения из PLM переносятся вручную.

Искаженные показатели

Закупочные цены, остатки, списания и выпуск распределяются между разными карточками, поэтому искажаются себестоимость и управленческая отчетность.

Лишние ручные проверки

Сотрудники тратят время на поиск правильной позиции и согласование действующей спецификации.

Получить оценку состояния справочников

Не каждая похожая карточка является дублем

Похожие позиции могут различаться маркой или сортом материала, стандартом, качеством, характеристиками или способом использования в производстве. Их нельзя объединять только по названию.

Несколько спецификаций на одно изделие также могут быть обоснованы разными исполнениями, технологиями, подразделениями-изготовителями или версиями состава.

Проблема возникает, когда назначение, статус и правила выбора не определены, старые версии продолжают использоваться, а данные PLM и 1С расходятся.

Техническую идентичность материалов подтверждают специалисты заказчика: конструкторы, закупки, склад и экономисты. Мы выявляем потенциальные дубли, формируем критерии проверки и предоставляем механизм обработки.

Почему дубли появляются снова

Разовой очистки недостаточно. Дубли возвращаются, если:

нет единого порядка создания карточек;
создавать и изменять НСИ может слишком много пользователей;
не определено, кто подтверждает новую позицию или спецификацию;
данные независимо создаются в нескольких базах;
подразделения используют собственные наименования;
изменения из PLM переносятся вручную.

Ответственных назначает заказчик. Мы определяем необходимые роли, проверки и настройки системы.

Как разбираем номенклатуру и спецификации

01. Изучаем структуру данных

Определяем, как создается номенклатура, какие реквизиты заполняются, как ведутся спецификации и какие системы участвуют в обмене.

02. Выявляем потенциальные дубли

Ищем позиции с похожими наименованиями, характеристиками, единицами измерения и назначением. Автоматический поиск формирует список для проверки, но не заменяет подтверждения специалистов заказчика.

03. Определяем эталонные карточки и правила спецификаций

Фиксируем, какие позиции используются дальше, какие реквизиты обязательны, как различаются версии и по каким правилам выбирается действующая спецификация.

04. Формируем порядок нормализации

Определяем, какие карточки и спецификации сохранить, какие заблокировать и в какой последовательности выполнять изменения. Закрытые документы и исторические данные не переписываем.

05. Настраиваем механизм обработки

Предоставляем механизм объединения или замены ссылок, блокировки устаревших карточек и контроля новых дублей. Массовую проверку выполняют сотрудники заказчика; мы настраиваем инструмент и сопровождаем работу.

06. Выстраиваем правила дальнейшего ведения НСИ

Настраиваем обязательные реквизиты, шаблоны создания карточек, проверку существующих позиций, ограничение прав, порядок согласования и правила ведения спецификаций.

Если данные создаются в PLM

Для производственного предприятия PLM обычно становится основным источником номенклатуры изделий и материалов, составов, версий и конструкторских изменений.

Определяем, какие данные создаются в PLM, какие дополняются в 1С, как позиции сопоставляются, передаются новые версии и блокируются устаревшие данные. Архитектура определяется отдельно для каждого предприятия.

Обсудить нормализацию номенклатуры и спецификаций

Что получает предприятие

оценку состояния НСИ и классификацию проблем;
группы потенциальных дублей;
критерии выбора эталонных карточек;
требования к реквизитам и структуре данных;
порядок блокировки устаревших позиций;
правила ведения спецификаций и версий;
механизм обработки и контроля дублей;
правила взаимодействия PLM и 1С;
последовательность дальнейшей нормализации.

В системе остается однозначная номенклатура и управляемые спецификации. Пользователи понимают, какую позицию и состав использовать, а склад, закупки, производственное планирование и себестоимость работают на единых данных.

С какими системами работаем

1С:ERP Управление предприятием;
1С:Комплексная автоматизация;
PLM-системы, связанные с 1С.

Цифровое Развитие

Хотите понять, насколько качество НСИ влияет на работу предприятия?

Покажите, как сейчас создаются номенклатура и спецификации, где возникают дубли и какие подразделения сталкиваются с последствиями. Определим, с чего начинать нормализацию и какие изменения необходимы в 1С и PLM.