Решаемая задача

Плановые оплаты клиентов не контролируются

Просроченная задолженность растет, а предприятие не понимает, когда реально поступят деньги

Условия оплаты зафиксированы в договорах и заказах, но контроль остается на менеджерах по продажам. Сроки проверяются вручную, информация хранится в таблицах, а финансовый отдел отдельно собирает план будущих поступлений.

Настроим в 1С автоматический расчет плановых оплат, контроль частичных платежей и просрочки. Менеджеры будут заранее видеть, с кем нужно связаться, а руководитель отдела продаж — контролировать исполнение обязательств по клиентам.

Показать, как контролировать плановые оплаты клиентов

Как проявляется проблема

Каждый менеджер следит за своими клиентами самостоятельно. Он проверяет договоры, заказы, отгрузки и акты, рассчитывает даты платежей и ведет отдельный список ожидаемых оплат.

Руководитель отдела продаж получает общую картину только после ручного сбора данных. Финансовый отдел также запрашивает сведения о будущих поступлениях, чтобы сформировать план движения денег.

Проблема становится заметной, когда:

о неоплате узнают уже после наступления срока;
менеджер забывает связаться с клиентом заранее;
частичный платеж ошибочно воспринимается как исполнение всего обязательства;
в таблице указана одна дата, а условия договора предполагают другой порядок расчета;
план поступлений не совпадает с реальной дебиторской задолженностью;
готовая продукция ожидает отгрузки, но необходимый аванс не поступил;
руководство не понимает, кто из клиентов должен заплатить сегодня, на этой неделе или в текущем месяце.

В результате предприятие видит факт задолженности, но не управляет будущими оплатами.

Почему обычного отчета по дебиторской задолженности недостаточно

Отчет по взаиморасчетам показывает, сколько клиент должен сейчас. Но для управления поступлениями необходимо заранее понимать:

какое обязательство еще не наступило;
от какого события рассчитывается срок;
какая сумма должна поступить;
сколько уже оплачено;
какой остаток ожидается;
когда задолженность станет просроченной.

Если система начинает показывать проблему только после наступления срока, менеджер уже работает с просрочкой, а не предотвращает ее.

Условия оплаты редко укладываются в одну схему

На предприятии одновременно могут использоваться:

полная предоплата;
полная оплата после отгрузки;
аванс и окончательный расчет;
несколько этапов оплаты;
фиксированные даты;
индивидуальный график по договору;
оплата через определенное количество рабочих или календарных дней.

Точка отсчета также различается. Срок может начинаться после:

согласования договора;
создания или подтверждения заказа клиента;
отгрузки;
подписания акта.

Например, по одному заказу требуется 30% после согласования договора, 50% перед отгрузкой и 20% через десять рабочих дней после подписания акта.

Рассчитывать такие графики вручную сложно. Чем больше договоров, заказов и вариантов условий, тем выше риск пропустить срок или неверно определить сумму.

Разобрать действующий порядок контроля оплат

Как должен работать контроль в 1С

Плановые оплаты формируются по условиям сделки

Для каждого используемого варианта определяются:

событие, от которого рассчитывается срок;
доля или сумма платежа;
количество рабочих или календарных дней;
порядок нескольких этапов оплаты;
связь с договором, заказом, отгрузкой или актом.

После появления соответствующего события 1С рассчитывает сумму и дату плановой оплаты.

Частичные платежи уменьшают конкретное обязательство

Если клиент перечислил только часть суммы, система должна показать:

сколько было запланировано;
сколько поступило;
сколько осталось оплатить;
какая сумма уже просрочена;
какие этапы графика еще не наступили.

Это исключает ситуацию, когда любой входящий платеж скрывает оставшуюся задолженность.

Менеджер видит предстоящие действия

В рабочем месте менеджера отображаются:

оплаты на сегодня;
оплаты на текущую неделю;
оплаты на месяц;
просроченные суммы;
количество дней просрочки;
клиент;
договор или заказ;
условия оплаты;
плановая и фактическая сумма.

Сотруднику не требуется повторно читать договор и вручную рассчитывать срок по каждому заказу.

Руководитель контролирует общую картину

Руководитель отдела продаж видит:

общую сумму ожидаемых поступлений;
план и факт оплат;
просроченную дебиторскую задолженность;
долю просрочки в общей дебиторской задолженности;
задолженность по клиентам, менеджерам и подразделениям;
ожидаемые поступления по неделям и месяцам.

Так становится видно не только наличие просрочки, но и где требуется управленческое вмешательство.

Напоминания помогают работать до наступления просрочки

Система может заранее создавать задачу менеджеру или уведомлять его о приближении срока оплаты.

Например:

за несколько дней до плановой даты — проверить готовность клиента к платежу;
в день оплаты — проконтролировать поступление;
после наступления просрочки — связаться с клиентом;
при превышении установленного срока — уведомить руководителя.

Напоминания не заменяют работу менеджера, но исключают зависимость от личного календаря и памяти.

Оплата может влиять на возможность отгрузки

Если договор предусматривает аванс перед отгрузкой, готовность продукции еще не означает, что заказ можно передавать клиенту.

В едином процессе система должна связывать:

готовность продукции → наличие на складе → выполнение условий оплаты → отгрузку

Менеджер или логист видит, что товар готов, но необходимая сумма еще не поступила. Это позволяет не заказывать транспорт раньше времени и не оформлять отгрузку с нарушением условий договора.

Как настраиваем плановые оплаты

01. Собираем реальные варианты условий

Изучаем договоры, заказы, графики и используемые на предприятии правила. Не ограничиваемся типовым примером, а фиксируем фактические сочетания условий.

02. Определяем события и правила расчета

Для каждого варианта устанавливаем точку отсчета, сумму, срок, вид дней и последовательность этапов.

03. Настраиваем формирование плановых оплат

Связываем график с договорами, заказами, отгрузками и актами. Проверяем, что обязательства возникают в нужный момент.

04. Связываем план с фактическими поступлениями

Настраиваем учет полных и частичных платежей, остатка задолженности и просрочки.

05. Формируем рабочие места

Менеджер получает список предстоящих действий, руководитель — общую картину по клиентам и сотрудникам.

06. Проверяем на реальных сценариях

Тестируем предоплату, постоплату, несколько этапов, частичный платеж, рабочие и календарные дни, задержку оплаты и запрет отгрузки без аванса.

Что получает предприятие

Компания видит, кто, сколько и к какой дате должен оплатить.

Менеджеры заранее работают с предстоящими платежами, руководитель отдела продаж контролирует просрочку, а финансовый отдел получает достоверный план поступления денег без ручного сбора данных.

Вместо реакции на уже возникшую задолженность предприятие управляет оплатами до наступления срока.

С какими системами работаем

Настраиваем плановые оплаты и контроль дебиторской задолженности в:

1С:ERP Управление предприятием;
1С:Комплексная автоматизация;
1С:Управление торговлей.

Цифровое Развитие

Хотите взять плановые оплаты клиентов под контроль?

Покажите используемые условия договоров, порядок контроля платежей и текущий план поступлений.

Определим, какие правила можно автоматизировать и как организовать работу менеджеров и руководителя отдела продаж в 1С.