Переход с 1С:УПП
на 1С:ERPПланирование производства и закупок вместо Excel

О предприятии

Заказчик — приборостроительное предприятие полного цикла, которое разрабатывает и выпускает наукоемкое оборудование для нефтедобывающего комплекса. Производство включает несколько цехов, готовые изделия и собственные полуфабрикаты.

По запросу предоставим референс: вы сможете уточнить результаты проекта непосредственно у клиента.

Тип производства: дискретное, мелкосерийное, позаказное.

Ситуация до проекта

1С:УПП использовалась для регламентированного учета, продаж, финансов и складских операций. Производственное и закупочное планирование при этом оставалось за пределами системы. Дополнительной причиной перехода стало прекращение развития 1С:УПП.

ПДБ формировало в Excel годовой план производства с разбивкой по месяцам. На его основании руководитель ОМТС вручную поддерживал собственный план закупок.

В файле закупщика были заложены нормы расхода материалов. Информацию по ним руководитель ОМТС получал от конструкторов и технологов. Далее он:

• переносил данные из производственного плана;
• рассчитывал потребность в материалах;
• сверял отдельные остатки с 1С:УПП;
• самостоятельно отражал расчетное списание материалов;
• вручную учитывал поступления и уже размещенные заказы;
• анализировал возможные аналоги;
• распределял задания между сотрудниками отдела закупок.

Для актуализации файла требовалось регулярно запрашивать данные у производства, склада, конструкторов и технологов.

Файл постепенно стал настолько объемным, что открывался более 40 минут. Первичное формирование плана закупок занимало от трех дней до недели, а пересчет после изменений — от одного до трех дней.

Схема позволяла обеспечивать производство материалами, но держалась на знаниях и опыте одного руководителя. Заместитель или другой сотрудник не мог без длительной подготовки полноценно продолжить расчет.

Основные ограничения

Избыточные закупки. При недостаточно оперативных остатках и ручном учете заказанных материалов предприятие могло приобрести больше необходимого.

Срочные закупки. Изменение производственного плана требовало заново пересобирать данные, поэтому часть дефицита выявлялась поздно.

Непрозрачная потребность. Руководство не получало из системы единой картины: какие материалы действительно нужно приобрести, какие уже заказаны, а какие можно заменить аналогами.

Задачи проекта

Команде «Цифрового Развития» требовалось:

1. Перенести годовое производственное и закупочное планирование из Excel в 1С:ERP.
2. Связать планы продаж, заказы клиентов, внутренние потребности, производство и закупки.
3. Автоматизировать декомпозицию готовой продукции до полуфабрикатов и материалов.
4. Создать единое рабочее место руководителя ОМТС и закупщиков.
5. Обеспечить оперативность складских остатков.
6. Нормализовать номенклатуру, единицы измерения и правила использования аналогов.
7. Выполнить переход с полноценным регламентированным учетом в 1С:ERP.

Все этапы проекта выполнила одна команда — от обследования и проектирования до переноса данных, обучения пользователей и запуска.

Что сделали

Автоматизировали годовой план производства

В 1С:ERP формируется годовой план с помесячной разбивкой. В нем учитываются четыре источника потребности:

• план продаж и предполагаемый выпуск на склад;
• подтвержденные заказы клиентов;
• внутренние потребности предприятия;
• потребности подразделения ремонта и сервисного обслуживания.

Система разделяет продукцию, которую необходимо изготовить под конкретный заказ, и продукцию, уже доступную на складе. После утверждения плана объемы автоматически раскладываются по готовой продукции, полуфабрикатам и материалам.

В расчете участвует около 500 позиций готовой продукции и полуфабрикатов и от 2 до 3 тысяч карточек материалов.

Создали рабочее место закупщика

После обновления производственного плана руководитель ОМТС запускает пересчет и получает в одном рабочем месте:

• плановую потребность в материалах;
• свободные остатки на складах;
• уже оформленные заказы поставщикам;
• ожидаемые даты поступления;
• разрешенные аналоги;
• итоговый дефицит.

Разрешенные аналоги учитываются автоматически. Система уменьшает дефицит исходного материала на доступное количество подходящего аналога с учетом установленных коэффициентов замены.

Поддерживаются разные варианты замены:

• взаимозаменяемые материалы;
• аналоги с коэффициентом пересчета;
• групповые замены;
• замена одной позиции несколькими материалами.

Закупщик проверяет полученный расчет, подтверждает необходимость закупки, выбирает поставщика и указывает цену. После этого отдельной командой в том же рабочем месте формирует заказы поставщикам. Остальные параметры документов заполняются системой.

Обеспечили оперативность складских данных

Автоматизированный расчет закупок имеет смысл только тогда, когда системе можно доверять. Поэтому все 12 складов перевели на отражение операций день в день.

Дополнительно:

• настроили учет материалов в цеховых кладовых;
• установили контроль незакрытых складских документов;
• определили правила своевременного отражения поступлений, перемещений и выдачи материалов в производство.

Нормализовали номенклатуру и единицы измерения

Около 2 тысяч карточек материалов привели к единым правилам учета. Настроили иерархию, основные единицы измерения, упаковки, коэффициенты пересчета и связи между аналогами.

Для производственного предприятия это принципиально важно. Например:

• крепеж используется в производстве в штуках, но может закупаться в килограммах;
• потребность в трубах рассчитывается в метрах, а поставщики продают их в метрах, штуках или килограммах;
• лакокрасочные материалы нормируются по объему, поступают по массе и хранятся тарными единицами.

1С:ERP пересчитывает количество между единицами закупки, хранения и производственного потребления. Закупщик видит потребность в понятной для поставщика единице, а производство получает необходимое количество по установленной норме.

Исторические дубли не удаляли одномоментно. Новые закупки постепенно переводили на основные карточки, а оставшиеся запасы по старым позициям использовали через механизм аналогов. Такой подход позволил нормализовать справочник без потери фактических остатков и истории учета.

Выполнили переход с 1С:УПП

Переход не ограничивался переносом справочников. В 1С:ERP выполнили полноценный ввод начальных остатков по всем контурам, необходимым для регламентированного и оперативного учета.

Также перенесли:

• актуальные заказы клиентов;
• действующие заказы производства;
• складские остатки;
• финансовые и учетные данные, необходимые для продолжения работы;
• нормативно-справочную информацию.

После проверки данных, тестовых прогонов и обучения в новой системе начали работать 50 пользователей из девяти подразделений.

Как теперь работает процесс

1. 1

   Источники потребности

   План продаж, заказы клиентов, внутренние потребности и сервисное обслуживание

2. 2

   План производства

   Годовой план с разбивкой по месяцам

3. 3

   Состав потребности

   Готовая продукция → полуфабрикаты → материалы

4. 4

   Расчёт дефицита

   Свободные остатки, ожидаемые поступления и разрешённые аналоги

5. 5

   Рабочее место закупщика

   Проверка расчёта, выбор поставщика и цены

6. 6

   Заказы поставщикам

   Закупщик подтверждает потребность и запускает формирование заказов

При изменении количества продукции, периода выпуска, состава изделия, складских остатков или фактических поступлений сотрудник обновляет расчёт. Закупочная потребность пересчитывается за несколько минут.

Результаты проекта

Другие результаты перехода