Решаемая задача

Закупки не видят реальную потребность

Закупщик собирает данные вручную, а дефицит становится заметен, когда времени на обычную поставку уже нет

Настроим в 1С расчет реальной потребности: что необходимо закупить, в каком количестве и к какой дате разместить заказ поставщику.

Система учтет источники потребности, доступные материалы, ожидаемые поступления, сроки обеспечения и допустимые аналоги. Закупщик получит обоснованную подсказку, но сохранит контроль над решением о закупке.

Проверить расчет потребности

Как проявляется проблема

На предприятии может быть план производства и складской учет, но закупщик все равно не получает готового ответа на три вопроса:

что нужно купить;
сколько нужно купить;
когда необходимо разместить заказ.

Перед закупкой сотрудники собирают заявки подразделений, выгружают остатки, проверяют незакрытые заказы поставщикам, уточняют планы у производства и сводят данные в Excel.

При изменении производственного плана или состава изделия расчет приходится выполнять заново. Чтобы не допустить остановки производства, закупки часто заказывают материал с запасом.

В результате 1С используется для оформления документов, а решение о закупке принимается на основании ручных расчетов.

К чему это приводит

Производство не запускается вовремя

Дефицит обнаруживается после того, как материал уже должен быть на предприятии. Производственный заказ приходится переносить или выполнять частично.

Возникают срочные закупки и переплата

На обычный срок поставки времени не остается. Материал покупают у более дорогого поставщика, оплачивают ускоренную доставку или меняют условия закупки.

На складах накапливаются излишки

Закупщик перестраховывается и приобретает больше, чем требуется. Деньги замораживаются в запасах, часть которых долго не используется.

Срываются сроки выполнения заказов клиентов

Недостаток одного материала может остановить выпуск всего изделия и сдвинуть отгрузку готовой продукции.

Закупки тратят время на постоянный пересчет

Вместо работы с поставщиками сотрудники вручную собирают данные, проверяют таблицы и повторяют расчет после каждого изменения плана.

Показать, как закупки могут видеть реальный дефицит

Реальная потребность — это не сумма заявок подразделений

Потребность должна рассчитываться на основании фактических планов предприятия и доступного обеспечения.

Источниками могут быть:

заказы клиентов;
план продаж;
план производства;
потребности по полуфабрикатам;
внутренние потребности подразделений;
минимальные и страховые запасы.

У конкретного предприятия используется часть этих источников или их сочетание. Задача — определить, какие данные действительно формируют потребность, и связать их в едином расчете.

Упрощенно логика выглядит так:

Потребность к определенной дате → доступное количество → ожидаемые поступления → допустимые аналоги → чистый дефицит → рекомендуемая дата заказа

Почему расчет потребности искажается

Складские остатки недостоверны

Если материалы несвоевременно приходуются, перемещаются или списываются, система рассчитывает дефицит на неверных исходных данных.

Используются неактуальные спецификации

Производственный план может быть корректным, но потребность формируется по устаревшему составу изделия или по спецификации с неправильными нормами.

Не настроены схемы и сроки обеспечения

Система должна понимать, откуда поступает каждая позиция: закупается, производится или перемещается с другого склада. Также необходимо учитывать срок поставки, производства или перемещения.

Без этих настроек можно правильно рассчитать количество, но слишком поздно определить дату заказа.

Заказы поставщикам не отражают реальную ситуацию

Поставщик привез часть заказа и больше не планирует поставку, но заказ остается открытым. Система продолжает считать недопоставленное количество ожидаемым поступлением и не показывает реальный дефицит.

Аналогичная проблема возникает, если срок ожидаемой поставки давно изменился, но в 1С осталась первоначальная дата.

Запасы обособлены под другие заказы

Физически материал находится на складе, но уже предназначен для конкретного заказа или направления деятельности. Использовать его для другой потребности нельзя.

Номенклатура и единицы измерения не упорядочены

Один материал может учитываться под несколькими карточками или в разных единицах. В результате доступный запас не сопоставляется с потребностью.

Изменения из PLM поступают с задержкой

Если состав изделия изменился, но новые данные еще не переданы в 1С, закупки продолжают работать по прежней спецификации.

Как учитывать аналоги

Простая схема — один материал можно заменить другим без изменения количества. Тогда система показывает доступный аналог и уменьшает дефицит основной позиции.

Более сложная схема — одна позиция заменяется набором из нескольких материалов. В этом случае важно учитывать состав замены, количество каждой позиции и ограничения ее применения.

Аналоги не должны применяться автоматически без правил. Система показывает возможный вариант, а ответственное подразделение подтверждает допустимость замены.

Что должен видеть закупщик в 1С

В едином рабочем месте или плане закупок по каждой позиции отображаются:

источник потребности;
дата, к которой требуется материал;
необходимое количество;
доступное количество — остаток за вычетом зарезервированного;
подтвержденные ожидаемые поступления и материалы в пути;
допустимые аналоги;
чистый дефицит;
рекомендуемая дата размещения заказа.

Система не должна автоматически принимать коммерческое решение вместо закупщика. Она рассчитывает потребность и объясняет, на основании каких данных сформирован дефицит.

Закупщик оценивает поставщиков, цены, партии, условия оплаты и принимает окончательное решение.

Как мы выстраиваем расчет потребности

01. Разбираем действующий процесс

Проводим интервью с закупками, производством, складом, плановым подразделением и ИТ. Определяем источники потребности, текущий порядок расчета и ручные операции.

02. Анализируем копию базы

Проверяем планы, спецификации, остатки, схемы обеспечения, сроки, заказы поставщикам, ожидаемые поступления, единицы измерения и аналоги.

03. Проверяем разные группы номенклатуры

Берем несколько групп материалов с разными сроками, схемами и способами обеспечения. Это позволяет проверить полный контур без ручного анализа каждой позиции.

04. Настраиваем правила расчета

Определяем источники потребности, доступное количество, способы обеспечения, сроки, страховые запасы, обособление и правила использования аналогов.

05. Формируем рабочее место закупщика

Собираем в одном инструменте потребность, обеспечение, дефицит и рекомендуемые даты заказа.

06. Проверяем расчет на реальном плане

Изменяем объем или срок производства, состав изделия либо ожидаемое поступление и проверяем, что потребность автоматически пересчитывается.

Что получает бизнес

После настройки закупки видят не разрозненные заявки, а обоснованный план обеспечения.

По каждой позиции понятно:

почему возникла потребность → что уже доступно → что должно поступить → чем можно заменить → сколько требуется закупить → когда разместить заказ.

Это позволяет раньше выявлять дефицит, уменьшать количество срочных закупок и не накапливать запас «на всякий случай».

Какие решения могут потребоваться

Склад и закупки

Настраиваем обеспечение, расчет дефицита и рабочее место закупщика.

Производственное планирование

Связываем закупочную потребность с производственным планом и сроками выпуска.

Нормализация справочной информации

Устраняем дубли, приводим в порядок единицы измерения, аналоги и схемы обеспечения.

Интеграция 1С и PLM

Передаем актуальные составы изделий и изменения без повторного ручного ввода.

С какими системами работаем

Настраиваем расчет потребности в:

1С:ERP Управление предприятием;
1С:Комплексная автоматизация;
1С:Управление торговлей — для торгового обеспечения и пополнения запасов.

Цифровое Развитие

Хотите понять, почему закупки не видят реальный дефицит?

Покажите, как сейчас формируется потребность, какие данные приходится собирать вручную и на каком этапе обнаруживается нехватка материалов.

Разберем процесс и определим, какие данные и настройки необходимы для достоверного расчета.