Решаемая задача

Продажи не видят готовность заказа к отгрузке

Чтобы понять, можно ли вовремя отгрузить заказ, сотрудникам приходится звонить на склад и в производство

Настроим в 1С единое рабочее место, в котором менеджер или логист видит готовность заказа, состояние производства, наличие продукции на складе, условия оплаты и плановые даты отгрузки и доставки.

Без Excel, звонков между подразделениями и ручной сверки информации.

Показать, как контролировать готовность заказов

Как проявляется проблема

В зависимости от организации работы готовность заказа контролирует менеджер по продажам или отдельный логист.

Но проблема обычно выглядит одинаково:

чтобы узнать состояние заказа, сотрудник звонит на склад;
склад дополнительно уточняет информацию у производства;
часть информации хранится в Excel;
непонятно, какое количество уже произведено и перемещено на склад;
по одному заказу часть продукции готова, а часть еще находится в производстве;
разные позиции одного заказа должны отгружаться в разные даты;
условия оплаты приходится проверять отдельно;
дата отгрузки и дата доставки клиенту контролируются вручную.

В результате сотруднику приходится самостоятельно собирать состояние заказа из нескольких источников.

Что из-за этого происходит

Отгрузка задерживается, хотя продукция уже готова

Товар находится на складе, но сотрудник, отвечающий за отгрузку, узнает об этом с задержкой.

Производство не успевает к согласованному сроку

О задержке становится известно непосредственно перед плановой отгрузкой, когда времени на исправление ситуации уже мало.

Машина заказана, а товар еще не готов

Транспорт планируется на основании ручных данных, которые к моменту подачи машины уже изменились.

Продажи тратят время на постоянные уточнения

Вместо работы с клиентами менеджеры запрашивают информацию у склада, производства и логистики.

Нарушаются сроки поставки клиенту

Недостаточно знать дату выхода машины. Нужно понимать, когда продукция должна быть доставлена клиенту, и от этой даты рассчитывать необходимый срок отгрузки.

Проверить процесс управления отгрузками

Готовность заказа — это не только наличие товара на складе

Чтобы заказ был готов к отгрузке, необходимо одновременно учитывать несколько условий.

Что уже произведено

По каждой позиции заказа должно быть понятно:

сколько заказал клиент;
сколько уже произведено;
сколько еще находится в производстве.

Что уже находится на складе

Продукция может быть изготовлена, но еще не передана на склад готовой продукции. Для сотрудника, отвечающего за отгрузку, это разные состояния заказа.

Что уже отгружено

Если заказ отгружается частями, необходимо видеть состояние по каждой позиции:

заказано → произведено → на складе → отгружено → осталось отгрузить

Причем разные строки одного заказа могут иметь разные даты отгрузки.

Выполнены ли условия оплаты

Например, договор предусматривает аванс перед отгрузкой. Даже если продукция полностью готова, отгрузка не должна начинаться до поступления необходимой оплаты.

Когда необходимо отгрузить товар

Дата доставки клиенту и дата выхода товара со склада — не одно и то же. Если клиент должен получить заказ 20 числа, а доставка занимает три дня, система должна помогать сотруднику контролировать необходимость отгрузки заранее.

Один экран вместо звонков между подразделениями

Задача — собрать необходимую информацию в одном рабочем месте 1С.

Менеджер или логист должен видеть по каждому заказу:

клиента;
плановую дату отгрузки;
плановую дату доставки;
способ доставки;
необходимое количество;
сколько произведено;
сколько находится на складе;
сколько уже отгружено;
сколько осталось;
выполнены ли необходимые условия оплаты.

Если заказ состоит из нескольких позиций, информация должна быть доступна в разрезе каждой строки и ее срока поставки.

Кто работает с этим инструментом

Это зависит от процессов конкретного предприятия.

В одной компании состояние заказа контролирует менеджер по продажам: он общается с клиентом и самостоятельно организует дальнейшую отгрузку.

В другой за процесс после подтверждения заказа отвечает логист, который контролирует готовность продукции, транспорт и сроки доставки.

Мы не навязываем конкретное распределение ролей. Настраиваем систему под фактическую ответственность сотрудников предприятия.

Проблема обычно находится на стыке нескольких подразделений

Продажи могут корректно указать дату поставки, но это еще не гарантирует своевременную отгрузку.

Заказ клиента → производство → склад → оплата → логистика → отгрузка → доставка

Если одно из подразделений отражает информацию несвоевременно, сотрудник снова начинает уточнять состояние заказа вручную.

Поэтому задача решается не созданием еще одного отчета, а настройкой сквозного процесса.

Как мы выстраиваем процесс

01. Разбираем действующую схему отгрузки

Определяем, кто отвечает за контроль заказа: менеджер, логист или другой сотрудник. Смотрим, откуда он получает информацию и какие данные сейчас приходится собирать вручную.

02. Проверяем отражение производства и склада

Смотрим, насколько своевременно в 1С появляется информация о произведенной продукции и ее передаче на склад.

03. Разбираем условия оплаты

Определяем, какие оплаты влияют на возможность отгрузки и как они должны контролироваться системой.

04. Настраиваем даты отгрузки и доставки

Учитываем как общий срок заказа, так и отдельные даты по его строкам.

05. Собираем информацию в рабочем месте

Настраиваем единый инструмент для контроля всех заказов, требующих отгрузки.

06. Проверяем процесс на реальных заказах

Проходим цепочку от заказа клиента до фактической отгрузки и убеждаемся, что сотруднику больше не требуется вручную собирать состояние заказа.

Показать, как может выглядеть рабочее место

Что получает бизнес

После настройки менеджер или логист видит состояние клиентских заказов непосредственно в 1С.

Ему не нужно звонить на склад, уточнять состояние производства или вести параллельный Excel.

В системе видно: что должно быть отгружено → к какой дате → что уже произведено → что находится на складе → выполнены ли условия оплаты → сколько уже отгружено → что осталось.

Это позволяет заранее видеть потенциальные срывы и управлять отгрузками до того, как проблема становится критичной.

С какими системами работаем

Задача актуальна прежде всего для оперативного учета в:

1С:ERP Управление предприятием;
1С:Комплексная автоматизация;
1С:Управление торговлей.

Конкретная реализация зависит от производственного процесса, организации склада, правил оплаты и распределения ответственности между продажами и логистикой.

Сколько стоит автоматизация контроля отгрузок

Стоимость зависит от текущей схемы работы и от того, насколько необходимые данные уже корректно отражаются в 1С.

На первой встрече разбираем процесс от заказа клиента до доставки, определяем необходимые изменения и после этого фиксируем состав, сроки и стоимость работ.

Цифровое Развитие

Хотите перестать собирать готовность заказа по телефону?

Покажем, как объединить данные продаж, производства, склада, оплаты и логистики в одном рабочем месте 1С.