Связали план продаж и производство за 6 месяцев — без ожидания полного перехода на 1С:ERP

О предприятии

Заказчик выпускает дезинфицирующие средства, антисептики, жидкое мыло, чистящие средства и другую продукцию. Производство расположено на одной площадке.

Химическая продукция изготавливается партиями: приготовление полуфабриката, лабораторный контроль, розлив и упаковка. Один состав может использоваться для нескольких фасовок и готовых товаров.

Ситуация до проекта

Основной учет велся в 1С:УПП, а планирование — в Excel. Каждый менеджер готовил свой файл. Коммерческий директор объединял подтвержденные заказы, договорные обязательства и прогнозы продаж, затем передавал потребность в планово-экономический отдел — ПЭО.

ПЭО вручную преобразовывал план продаж в производственный: рассчитывал объем смеси, количество партий, розлив и упаковку. Нужно было учитывать не только наименование средства, но и бренд, вид тары, объем фасовки и имеющийся запас.

Планы подразделений расходились. На складе накапливалась продукция, которую не требовалось отгружать в ближайшее время, одновременно возникал дефицит востребованных фасовок.

Диспетчеризация опиралась на бумажные журналы и Excel. ПЭО переносил сведения о выпуске в учетную систему к концу дня, иногда — на следующий день.

Предприятию требовалось объемно-календарное планирование: какой продукт, в какой фасовке, в каком количестве и к какой дате необходимо выпустить. Ожидание полного переноса всех функций слишком надолго откладывало решение этой задачи.

Как организовали переход

Первая волна: стратегия, планирование и производство

За первые шесть месяцев наша команда проанализировала процессы, разработала общую стратегию перехода и запустила в 1С:ERP заказы клиентов, планы продаж и производства, диспетчеризацию и отражение выпуска.

Эти функции перенесли сразу по всему предприятию. Для работы со складскими и финансовыми данными настроили обмен с 1С:УПП.

Вторая волна: склад и закупки

После устранения критичных ошибок первой волны перенесли складской учет и закупки. Уже работающие функции продолжали стабилизировать параллельно с настройкой следующих.

Также подключили «Честный знак»: заказ кодов, печать, учет нанесения и ввод продукции в оборот организовали через 1С:ERP.

Третья волна: регламентированный учет, зарплата и кадры

Оставшиеся функции перенесли непосредственно в 1С:ERP. С января регламентированный учет начали вести в новой системе, после чего переходный обмен с 1С:УПП отключили.

На этом работы не закончились: команда сопровождала пользователей до сдачи первой квартальной бухгалтерской отчетности из 1С:ERP.

Работа двух систем без двойного ввода

В переходный период производство работало только в 1С:ERP. Продажи оформляли заказы в новой системе, а реализации — в 1С:УПП.

Из 1С:УПП поступали текущие остатки и взаиморасчеты. Обратно передавались заказы клиентов, выпуск готовой продукции и расход сырья. Обмен выполнялся в режиме, близком к реальному времени; ошибки отслеживали по журналу.

Одну операцию не вводили дважды. После переноса функции ее ручное ведение в старой системе прекращалось.

Что изменилось в планировании и производстве

Единый план продаж и рабочее место ПЭО

Подтвержденные заказы клиентов и плановые продажи входят в общий месячный план без повторного учета одной потребности. Данные детализированы по номенклатуре, бренду, фасовке и конкретным датам продаж. Клиент указывается при наличии заказа.

В рабочем месте ПЭО система показывает доступную готовую продукцию и предлагает способ обеспечения: использовать остаток, переупаковать существующий запас или запланировать новый выпуск.

После решения сотрудника рассчитываются недостающий объем, потребность в химическом полуфабрикате, количество партий и даты начала и завершения производства. Учитываются минимальная партия, объем реактора или смесителя и время приготовления.

ПЭО может корректировать даты, очередность, объединять и разделять партии. Но основная работа сотрудника — выбрать способ обеспечения потребности, а не пересобирать расчет вручную.

Переупаковка вместо нового приготовления продукта

Для избыточных остатков готовой продукции настроили отдельный производственный маршрут.

Например, нужное средство уже находится на складе в канистрах, а покупателю требуется другая фасовка. 1С:ERP предлагает использовать этот запас, ПЭО подтверждает решение.

Продукцию передают со склада в производство. Отдел технического контроля проверяет соответствие, разрешает переупаковку и оформляет сертификат соответствия. После этого выполняются необходимые операции по фасовке и упаковке.

Это не простое изменение складской карточки, а производственный процесс с контролем качества. Он позволяет закрыть часть спроса без повторного приготовления химического продукта.

Фиксация производства с планшета

Разработали приложение, через которое сотрудник цеха отражает завершение приготовления, передачу образца в лабораторию, передачу полуфабриката на розлив, разлитое количество и выпуск готовой продукции.

Лаборатория вводит результаты непосредственно в 1С:ERP. В производственном учете используются серии, сроки годности и прослеживаемость сырья до партии готовой продукции.

Диспетчер видит очередь партий, текущий этап, плановые и фактические даты, произведенное количество и остаток к выпуску. Система показывает отклонения, а решение о корректировке принимают сотрудники.

Товарный календарь для продаж

Менеджеры получили единый отчет вместо отдельного Excel-файла. В нем видно, сколько продукции уже есть на складе, когда недостающее количество поступит с производства и на какую дату запланирована отгрузка клиенту.

Результаты проекта

Снизились общий запас готовой продукции и остатки невостребованных фасовок. Стало меньше ситуаций, когда склад заполнен, но заказ клиента невозможно собрать. Часть потребности закрывается существующей продукцией после проверки качества и переупаковки.

Главный результат поэтапного подхода — предприятие начало использовать связанное планирование уже после первой волны, не дожидаясь завершения полуторагодового проекта. Последующие этапы объединили остальные функции в одной системе.