Планы продаж, производства и закупок не связаны

Планы есть, но единого плана предприятия нет

План продаж может формироваться из:

• долгосрочных контрактов;
• заказов клиентов;
• ожидаемых продаж, которые сотрудники добавляют вручную;
• установленных на предприятии правил включения данных в план.

Заказы клиентов находятся в разных состояниях. Один оплачен и имеет согласованную дату поставки. Другой оплачен, но точная дата еще не определена. Третий имеет дату, но оплата пока не поступила.

Для каждого предприятия нужен свой порядок: какие данные и при каких условиях включаются в план продаж.

После согласования план передается производству. К нему могут добавляться внутренние потребности предприятия и необходимость пополнения запасов готовой продукции.

Производство определяет, какой объем уже обеспечен готовой продукцией, что необходимо выпустить, хватит ли полуфабрикатов и мощностей и можно ли уложиться в заявленные сроки.

Затем производственные потребности передаются закупкам. Закупщики проверяют доступное количество материалов, ожидаемые поступления, сроки поставки и допустимые аналоги и определяют, что и когда необходимо заказать.

В таблицах эта цепочка существует как несколько отдельных расчетов. Даже если каждый отдел хорошо ведет свой файл, предприятие не получает единого ответа:

что планируем продать → что необходимо произвести → чем производство будет обеспечено → успеем ли выполнить обязательства.

Почему связать планы вручную сложно

Слишком много условий попадания данных в план

Для продаж недостаточно перенести все заказы клиентов в одну таблицу. Нужно учитывать оплату, согласованные даты, долгосрочные обязательства и ожидания по будущим продажам.

Чем больше вариантов условий, тем сложнее поддерживать расчет вручную и объяснять, почему один заказ вошел в план, а другой пока нет.

В процессе используются разные даты

По одному заказу могут контролироваться:

• дата выпуска продукции;
• дата передачи на склад;
• дата отгрузки;
• дата доставки клиенту.

Эти даты связаны, но не совпадают. Чтобы клиент получил продукцию к сроку, выпуск должен завершиться раньше, затем требуется время на передачу на склад, отгрузку и доставку.

В таблицах легко изменить одну дату, не пересчитав остальные.

Производству необходимо проверить выполнимость

План продаж показывает потребность бизнеса, но не подтверждает, что предприятие может ее выполнить.

Производству нужно оценить объем выпуска, полуфабрикаты, уже запущенные работы и доступность мощностей. Только после этого можно подтвердить срок или предложить другой вариант.

Закупать нужно не только нужное количество, но и к нужной дате

Даже корректная потребность бесполезна, если заказ поставщику размещен слишком поздно.

Закупки должны учитывать срок поставки, подтвержденные поступления и доступные аналоги. Для одних материалов замена действует всегда, для других запрещена под конкретного клиента или требует согласования.

К чему приводит разрыв между планами

Как должна работать сквозная цепочка планирования

01. Формируется согласованная потребность продаж

В план включаются долгосрочные контракты, заказы клиентов и ожидаемые продажи по установленным правилам. Учитываются условия оплаты и необходимые даты.

02. Проверяется наличие готовой продукции

Часть потребности может быть закрыта существующим складским запасом.

Если физически нужная продукция имеется, но оформлена под другой карточкой номенклатуры, вместо нового выпуска может формироваться задание на переукомплектовку или перевод запаса в требуемое представление.

03. Производство подтверждает объемы и сроки

Необеспеченная часть потребности передается в производственное планирование. Система помогает оценить выпуск, полуфабрикаты, текущие заказы и мощности.

Если возможностей недостаточно, ответственные сотрудники могут рассмотреть:

• перенос срока;
• разделение объема;
• изменение очередности выпуска;
• привлечение дополнительных мощностей;
• корректировку плана продаж.

Система показывает ограничения и последствия, но решение принимают сотрудники предприятия.

04. Производственный план формирует потребность в обеспечении

Закупки видят, какие материалы нужны, сколько доступно, что уже должно поступить и какие аналоги разрешены.

Для каждой позиции определяется не только количество, но и дата размещения заказа, чтобы материал поступил к сроку производства.

05. Изменения проходят по всей цепочке

Новый заказ, изменение количества, перенос срока, отмена заказа, изменение состава изделия, внутренних потребностей или производственного объема должны отражаться на связанных планах.

1С показывает влияние изменения и формирует данные для пересчета. Новые объемы, сроки и закупки утверждают ответственные сотрудники.

Разные горизонты — одна логика

Предприятие может планировать на год, квартал и месяц, а затем учитывать оперативные изменения по конкретным заказам.

На длинном горизонте важны общие объемы и будущая загрузка. На коротком — реальные заказы, даты, остатки, производственные ограничения и поставки.

Детализация может отличаться, но уровни должны использовать согласованные правила и не существовать как независимые таблицы.

Как выстраиваем связь планов в 1С:ERP

01. Изучаем действующие планы и таблицы

Разбираем источники данных, условия включения заказов, используемые даты, порядок передачи файлов и ручные расчеты.

02. Проводим интервью

В работе участвуют продажи, планово-экономический отдел, производство, закупки, склад и ИТ.

03. Определяем последовательность планирования

Фиксируем, какие данные формируют план продаж, как производство подтверждает выполнимость и в какой момент возникает закупочная потребность.

04. Проектируем и показываем модель

Демонстрируем, как планы будут связаны в 1С:ERP и что произойдет при изменении исходных данных.

05. Настраиваем систему и проверяем сценарии

Проверяем новый заказ, изменение оплаты, количества и даты, отмену заказа, перенос производственного объема, изменение состава изделия и сроков поставки.

06. Обучаем пользователей и сопровождаем запуск

Помогаем отказаться от передачи копий таблиц и закрепить единый порядок взаимодействия подразделений.