Интеграция Битрикс24 и 1С

Как проявляется проблема

Основная работа менеджера начинается в Битрикс24. Он фиксирует обращение, ведет переговоры, формирует предложение и согласовывает условия продажи.

Когда клиент готов сделать заказ, те же данные приходится повторно вводить в 1С:

• организацию;
• номенклатуру;
• количество;
• цену;
• скидку;
• счет;
• условия оплаты.

После этого учетные процессы продолжаются в 1С: отражаются оплаты, отгрузки и возвраты.

Чтобы увидеть актуальное состояние продажи в Битрикс24, менеджер вручную проверяет 1С или запрашивает информацию у бухгалтерии, склада и других подразделений. Затем обновляет сделку самостоятельно.

В результате две системы используются параллельно, но не образуют единого процесса.

К чему приводит двойной ввод

Менеджеры тратят время на повторное оформление одной продажи

Информация уже согласована с клиентом, но ее приходится заново переносить в учетную систему. Чем больше строк и индивидуальных условий, тем выше трудоемкость операции.

Данные в системах расходятся

В Битрикс24 может остаться одна цена или состав заказа, а в 1С — уже другая версия. Аналогичная ситуация возникает с реквизитами клиента, скидками и условиями оплаты.

Сотрудникам приходится выяснять, какая система содержит актуальные сведения.

Руководитель не видит достоверную аналитику по продажам

В Битрикс24 отражена работа менеджеров и состояние сделок, а в 1С — фактические оплаты, отгрузки и возвраты.

Без обмена невозможно достоверно определить, сколько выставленных предложений действительно завершилось продажей и поступлением денег.

Сотрудники спорят, где находится правильная информация

Менеджер ориентируется на Битрикс24, бухгалтерия — на 1С, а руководитель получает разные цифры в зависимости от источника.

Проблема заключается не только в дополнительной работе, но и в отсутствии единой последовательности данных от обращения клиента до исполнения заказа.

У каждой системы должна быть своя роль

Интеграция не означает, что все данные необходимо полностью копировать между системами.

Как правило:

• в Битрикс24 ведутся обращения, сделки, коммуникации, задачи менеджеров и источники привлечения клиентов;
• в 1С ведутся номенклатура, цены, остатки, учетные документы, оплаты, отгрузки и возвраты;
• между системами передаются только сведения и события, необходимые для сквозного процесса.

Основная схема выглядит так:

обращение → сделка в Битрикс24 → заказ или счет в 1С → оплата → отгрузка → возврат информации в Битрикс24

Менеджер продолжает работать в привычном пространстве Битрикс24 и видит результат исполнения заказа без постоянного перехода в 1С.

На некоторых предприятиях роли распределены иначе. Поэтому перед разработкой обмена мы определяем, где должен создаваться и изменяться каждый вид данных.

Какие данные передаются из Битрикс24 в 1С

После согласования продажи сведения из сделки используются для создания заказа клиента или счета в 1С.

В зависимости от процесса могут передаваться:

• клиент и необходимые контактные данные;
• состав заказа;
• номенклатура;
• количество;
• цена и скидка;
• условия оплаты;
• требуемый срок исполнения;
• данные, необходимые для формирования учетных документов.

Менеджер не вводит эти сведения повторно. При этом в 1С применяются установленные правила учета, цены, права пользователей и проверки.

Что возвращается из 1С в Битрикс24

Менеджеру не требуется копировать в Битрикс24 все учетные документы. Ему нужны события, которые влияют на работу с клиентом.

Из 1С могут возвращаться:

• частичная или полная оплата;
• частичная или полная отгрузка;
• состояние исполнения заказа;
• возврат товара.

Например, если клиент оплатил только часть суммы, менеджер видит частичную оплату, а не общее состояние «оплачено».

Если заказ отгружается несколькими партиями, в Битрикс24 отображается фактическое состояние исполнения, а сделка не закрывается после первой отгрузки.

Где создаются клиенты

Единой схемы для всех предприятий нет.

Возможны три варианта:

• клиент создается в Битрикс24 и передается в 1С;
• клиент создается в 1С и передается в Битрикс24;
• клиенты могут создаваться в обеих системах.

В третьем случае необходим механизм сопоставления, который исключает повторное создание одного контрагента и связывает соответствующие карточки между системами.

Аналогично определяем правила для номенклатуры, цен и других справочных данных.

Как правило, номенклатура, учетные характеристики, остатки и цены ведутся в 1С, а в Битрикс24 передается информация, необходимая менеджеру для подготовки продажи.

Сквозной процесс нужен не только отделу продаж

Интеграция повышает качество маркетинговой аналитики.

В Битрикс24 можно зафиксировать:

• источник обращения;
• рекламное направление;
• рекламную кампанию;
• стоимость привлечения;
• ответственного менеджера;
• движение сделки по этапам.

Но без данных из 1С маркетолог видит только обращения, сделки и выставленные суммы. Он не понимает, сколько денег предприятие фактически получило и какая часть заказов была исполнена.

После настройки обмена можно сопоставить:

расходы на рекламу → обращения → сделки → заказы → оплаты → отгрузки

Это позволяет оценивать не только количество обращений, но и фактическую выручку, полученную из конкретного источника.

Для такой аналитики расходы на рекламу и источники обращений должны корректно фиксироваться в Битрикс24 или связанной системе аналитики.

Как выстраиваем интеграцию

01. Разбираем процесс продажи

Прослеживаем путь от первого обращения до оплаты, отгрузки и возможного возврата.

02. Определяем роль каждой системы

Фиксируем, где создаются клиенты, номенклатура, цены, заказы и учетные документы и кто имеет право их изменять.

03. Определяем состав обмена

Описываем объекты, события, направления передачи и правила обновления данных.

04. Настраиваем сопоставление

Определяем, как системы связывают клиентов, номенклатуру и документы и как предотвращается появление дублей.

05. Показываем модель процесса

До полноценной разработки демонстрируем, как будет создаваться заказ и какие события вернутся менеджеру.

06. Разрабатываем и проверяем обмен

Тестируем создание и изменение заказа, частичную и полную оплату, частичную и полную отгрузку, отмену, возврат и изменение состава продажи.

07. Настраиваем контроль ошибок

Если данные не передались или не были сопоставлены, ответственный сотрудник должен увидеть проблему и причину.

08. Обучаем пользователей

Фиксируем, какие действия выполняются в Битрикс24, какие — в 1С и как сотрудники работают с исключениями.

С какими системами работаем

Настраиваем интеграцию Битрикс24 с:

• 1С: ERP;
• 1С:Комплексная автоматизация;
• 1С:Управление торговлей;
• 1С:Управление нашей фирмой;
• 1С:Бухгалтерия.

Состав и глубина обмена зависят от роли конкретной базы 1С в процессе продаж.